NAV 2013 - Belege automatisch in DMS archivieren

14. März 2019 11:12

Hallo an alle,

wir arbeiten mit NAV 2013 und sind gerade dabei uns endlich ein DMS-System zuzulegen, die Auswahl fällt wohl auf: https://www.docbox.eu/.

Ich stehe jetzt vor dem Problem, dass ich es irgendwie schaffen muss bestimmte Belege beim Drucken automatisch ins DMS Archiv zu übertragen.

Mein erster Gedanke war, dass ich beim Drucken z.B. von Rechnungen zuerst einen Druckauftrag an den entsprechenden Drucker schicke und dann das selbe nochmal an den "DMS Drucker" um die Rechnung zu archivieren.

Erstens schaffe ich es nicht, dass ich in den "Druckerauswahloptionen" zwei unterschiedliche Drucker bei einem Bericht hinterlegen kann und zweitens würde der gleiche Beleg beim erneuten Drucken ja dann auch nochmal im Archiv gespeichert.

Ich denke ihr habt da sicher schon eure Erfahrungen gemacht und könnt mir da einen Tipp geben.


Vielen Dank Thomas

Re: NAV 2013 - Belege automatisch in DMS archivieren

14. März 2019 11:42

Also laut deren Homepage besitzen sie eine ERP-integration. Einfach mal den Hersteller fragen. Ansonsten kenne ich auch noch ne Lösung, welche automatisch Belege ausgeben kann.

Re: NAV 2013 - Belege automatisch in DMS archivieren

14. März 2019 12:29

Hallo Michael,

vielen Dank für die schnelle Antwort. Die Kontaktaufnahme zum Hersteller ist sicher auch eine gute Idee und das werde ich auch noch machen.

Welche Möglichkeit der "automatischen Belegausgabe" kennst du alternativ sonst noch? Wer weiß wann man so etwas mal für einen anderen Fall auch noch brauchen kann.


Gruß Thomas

Re: NAV 2013 - Belege automatisch in DMS archivieren

14. März 2019 12:44

Hallo,

die einfachste Möglichkeit wäre den Report zu kopieren und dann in der Druckerauswahl zu hinterlegen. Oder den Bericht generell als PDF zu drucken, und dann automatisiert zu drucken. Oder das DMS kann so etwas über einen Speziellen Druckertreiber.

Der Möglichkeiten gibt es da viele, wobei ich die Lösung mit dem Bericht kopieren, aus Support- und Pflegegrüden, für die suboptimalste halte.

Gruß Fiddi

Re: NAV 2013 - Belege automatisch in DMS archivieren

15. März 2019 18:34

Es kommt auch auf das DMS an und was du dort an strukturierten Informationen mitgeben willst. Wir haben bei Kunden mit bitfarm-Archiv einen Nachtlauf der alle Belege in's Archiv druckt (also losgelöst vom eigentlichen Drucken bzw. Versenden der Belege) und noch Zusatzfinformationen übergibt (d. h. bestimmte Felder im Archiv befüllt, die dort zum schnellen Suchen/Filtern verwendet werden). Wäre ja blödsinnig sowas per OCR im DMS zu machen. Die übertragenen Belege werden in NAV gekennzeichnet. So stört das Archivieren der Belege nicht die Arbeit der Anwender.

Re: NAV 2013 - Belege automatisch in DMS archivieren

18. März 2019 13:22

ich mache das auf 2 Wegen:
1.) direkt beim Druck - egal auf welchen Drucker, wird das Dokument in eine Archivtabelle geschoben
2.) selbst wenn noch nicht gedruckt, wird der Beleg automatisiert "gedruckt" -> in die Archivtabelle verschoben

--> Aus der Archivtabelle (enthält ebenfalls auch die zum Druckzeitpunkt verwendeten Requestpage-Parameter) werden die Belege, sofern noch nicht geschehen, gedruckt und das PDF-Dokument (ggf. mit Beschreibungsdatei) im Archivordner abgelegt.
Dort greift das DMS dann die Belege ab.

Das speichern der Requestpage-Parametern ist allerdings erst ab 2016 möglich (wenn ich mich nicht täusche).
Wenn das für euch weniger wichtig ist, da ihr ggf. keine Parameter auf der Requestpage setzt, dann ist das natürlich zu vernachlässigen.

Re: NAV 2013 - Belege automatisch in DMS archivieren

Gestern 08:32

Ich danke euch für die Antworten.

Das mit der Archivtabelle hört sich auch sehr interessant an, ich werde mir diese Tabelle und den Inhalt mal anschauen.

Viele Grüße Thomas