Outlookclient reaktiviert geschlossene Aufgaben

Hallo zusammen,

ich habe gerade bei einem User den Outlook Client für CRM 2015 installiert und auf ein mal waren über hundert Aufgaben die schon seit teilweise mehr als einem Jahr abgeschlossen waren wieder aktiviert. Das wird ja denke ich irgendwie durch die Synchronisation gekommen sein, ich weiß nur nicht wie ich das verhindern kann. Als ich es gemerkt habe habe ich Outlook erstmal geschlossen. Aber beim nächsten Start wird die Synchronisation ja wieder losgehen :(.

Was hab ich da falsch gemacht? ich hatte den Client für 2011 deinstalliert und dann den für CRM 2015 installiert. Wir sind ja gerade zwei Versionen gesprungen. Noch habe ich nicht alle Clients ausgerollt und möchte natürlich gerne verhindern das sowas nochmal passieren kann.

Hallo Nicole,

das gleiche ist mir auch schon einmal passiert. Ich habe allerdings dafür keine Ursache ermitteln können.

Hallo Michael,

schön das ich damit wenigstens nicht alleine bin :)

Ich habe halt gesehen das bei dem Betreffenden Kollegen die Aufgaben im Outlook noch aktiv waren obwohl im CRM geschlossen. Kann es daran gelegen haben, dass vielleicht vorher was mit der Aktualisierung des Aufgabenstatus unter CRM 2011 nicht funktioniert hat und dann hat er jetzt unter crm 2015 einfach von den offenen outlookaufgaben den Status im crm auch wieder auf offen gestellt?

Ich überlege ob ich einfach die Aufgaben im Outlook bei allen auf abgeschlossen stelle wo noch aufgaben aktiv sind die im crm bereits geschlossen sind. dann dürfte es doch eigentlich nicht mehr passieren oder? Ich dachte halt immer die Synchronisation läuft noch vom crm zum Outlook und nicht auch noch anders herum deswegen hatte ich die aufgaben nicht vorher kontrolliert. einfach die überfälligen aufgaben im Outlook zu löschen trau ich mich jetzt natürlich auch nicht mehr weil ich befürchten muss das er sie sonst auch aus dem crm löscht wenn er schon den Status ändert. Ich habe aber die Aufgabensynchronisation von Outlook nach CRM nie angepackt und alles was ich bisher gelesen habe hieß das diese Synchronisation von Outlook nach crm standardmäßig deaktiviert ist.

Hallo Nicole,

Ich überlege ob ich einfach die Aufgaben im Outlook bei allen auf abgeschlossen stelle wo noch aufgaben aktiv sind die im crm bereits geschlossen sind. dann dürfte es doch eigentlich nicht mehr passieren oder?

richtig

Ich dachte halt immer die Synchronisation läuft noch vom crm zum Outlook und nicht auch noch anders herum

Die Synchronisation ist immer in beide Richtungen, sonst wäre es ja keine Synchronisation.

einfach die überfälligen aufgaben im Outlook zu löschen trau ich mich jetzt natürlich auch nicht mehr weil ich befürchten muss das er sie sonst auch aus dem crm löscht wenn er schon den Status ändert.

Wenn der Benutzer Löschrechte für Aufgaben im CRM hat werden diese auch im CRM gelöscht, wenn sie in Outlook gelöscht werden.

Ich habe aber die Aufgabensynchronisation von Outlook nach CRM nie angepackt und alles was ich bisher gelesen habe hieß das diese Synchronisation von Outlook nach crm standardmäßig deaktiviert ist

Das ist so nicht richtig. Sobald der Outlook Client installiert und der Benutzer die benötigten Rechte hat, sie die Synchronisation automatisch eingeschaltet. Du musst sie explizit ausschalten, damit keine Datensätze synchronisiert werden.

Hallo zusammen,

ich habe den Client bei dem User bis dato noch nicht installiert, weil es so viele Aufgaben waren die da noch offen sind. Kann ich an Hand der Icons der Aufgabe erkennen welche mit dem CRM synchronisiert werden und dadurch womöglich neu angelegt werden und welche ich einfach so belassen kann?
Ich habe die alten Aufgaben die im CRM auf einmal wieder geöffnet waren nochmal genau überprüft und bei der Synchronisation wurden nicht die bereits im CRM geschlossenen Aufgaben wieder geöffnet sondern einfach die schon im CRM vorhandenen Aufgaben vom Client aus nochmal angelegt mit dem Status offen. Nun habe ich im Outlook (Client ist auf dem Rechner nicht installiert) die Aufgaben mit den zwei Männchen die noch offen waren als erledigt markiert. Jetzt sind da aber noch ganz viele Aufgaben mit dem normalen Aufgabensymbol.

OutlookAufgabenIcons.JPG

Ich dachte immer diese sind dann nicht mit dem CRM synchronisiert. Allerdings sagte mir mein User das er die Aufgaben nicht unter Outlook angelegt hat und ein Vergleich mit dem CRM zeigt mir, dass diese Aufgaben auch aus dem CRM heraus kommen. Ist er da nur noch nicht zu gekommen die neu im CRM anzulegen weil ich das Outlook mit dem CRM Client geschlossen habe bevor die Synchronisation durchgelaufen ist? Und was macht er wenn ich diese Aufgaben auch abschließe und dann das Outlook mit der CRM Integration wieder öffne. legt er die dann auch als doppelte Aufgaben dann halt im Status geschlossen an?
Ich kann das halt irgendwie nicht testen.

Ich bin bei dem User halt wie bei meinen anderen Usern auch hingegangen, habe den alten CRM 2011 Client deinstalliert und dann den neuen CRM 2015 Client installiert und auf das neue CRM konfiguriert. Vielleicht war an diesem Vorgehen schon was falsch?

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Hallo zusammen,

hat vielleicht sonst noch jemand ähnliche Probleme mit der Synchronisation der Outlook Clients? Das Problem bei meinem einen User lässt sich einfach nicht beheben. Ich bin jetzt hingegangen und habe über ein Outlook ohne CRM Integration die Aufgaben im Postfach diese Mitarbeiters alle die CRM seitig längst erledigt waren auf abgeschlossen gestellt. Dann bin ich hingegangen und habe den Outlook Client mit der CRM Integration wieder geöffnet. zunächst sah alles gut aus, aber dann fing die Aufgabensynchronisation an. zum einen wurden fünf Aufgaben die eigentlich nur im CRM angelegt waren und gar nicht in den Outlookaufgaben vorkamen auf abgeschlossen gestellt. Dann waren auf einmal ganz viele wenn nicht gar alle der Aufgaben die ich zuvor im Outlook deaktiviert hatte wieder im Outlook als aktiv und überfällig zu sehen. die wurden irgendwie scheinbar aus dem CRM ausgegraben obwohl sie dort längst abgeschlossen sind.

ich bin allmählich ratlos was ich tun kann. Wenn ich über Diagnostik auf dem Client gehe sehe ich einen haken bei der Outlooksynchronisation. würde diese Synchronisation aufhören wenn ich den haken weg nehme? Könnte man dann immer noch Emails von Outlook ins CRM verknüpfen über Bezug festlegen? CRM Termine würden dann wohl auch nicht im Kalender auftauchen oder?

Bin über jede Hilfe dankbar.

Hallo zusammen,

ich überlege bis auf weiteres den Outlook CRM Client von dem besagten Rechner zu deinstallieren dann kann der User wenigstens erstmal sein Outlook wieder benutzen. Oder verschlimmere ich die Problematik damit?

Hallo Nicole,

ich würde sagen, du umgehst damit das Problem

An eurer Stelle würde ich einen Call bei Microsoft aufmachen damit die das Problem analysieren und lösen können.

Hallo Michael,

der Call bei Microsoft ist auch mein Ziel, nur bin ich erstmal die nächsten zwei Wochen in Urlaub und außer mir macht hier keiner CRM. Kann meinen User ja schlecht zwei Wochen ohne Outlook lassen, daher brauche ich eine vorläufige Umgehung des Problems. Bis ich mit Microsoft die Sache nach meinem Urlaub durchgehen kann. Macht es da mehr Sinn den Client jetzt erst nochmal zu deinstallieren oder kann ich den irgendwie einfach deaktivieren, so dass er zwar noch auf dem Rechner bleibt aber keinen Schaden mehr mit der Synchronisation anrichtet? Ich bin mir halt grade unschlüssig welcher Umgehungsweg da jetzt der richtige ist :)

Hallo Nicole,

du kannst das AddIn einfach in Outlook deaktivieren, dann wird es gar nicht mehr in Outlook geladen.

Hallo Michael,

danke für die Info :) hätte ich auch selbst drauf kommen können