Einkaufsreklamation ohne Gutschrift (fakturieren)

Hallo in die Runde und an die Experten!

Ich hätte da mal wieder eine Frage zum Thema Einkaufsreklamation.

Beispiel:
- Bestellung über 1000 Schrauben wird ausgelöst.
- Ware kommt an und wird im Einkauf gebucht. (keine Logistik, Eingang wird direkt vom Einkauf gebucht)
- Nun wird festgestellt, dass 500 Schrauben defekt sind und somit reklamiert werden müssen.
- Es wird eine Einkaufsreklamation über die 500 Schrauben erstellt. Beleg per E-Mail vorab an den Lieferanten und Schrauben per Post zurück.
- Nun wird sich darauf geeinigt, dass man keine Gutschrift bekommt, sondern eine Ersatzlieferung über 500 Schrauben.
- Somit muss die Reklamation nicht fakturiert werden?! Da keine Gutschrift ansteht, korrekt?

Frage:
Wie bekomme ich die Reklamation dann aus dem System? Löschen geht nicht, hier kommt die Fehlermeldung:
'Rücklief.-Menge Lief. n. fakt.' muss in 'Einkaufszeile' gleich '0' sein: 'Belegart=Reklamation, Belegnr.=RBE20220006, Zeilennr.=20000'. Der aktuelle Wert ist '1.000'.

Danke für eure Hilfe.

LG Steffi

Hallo,

grundsätzlich muss alles was geliefert wurde auch fakturiert werden.

Eine Ausnahme besteht dann, wenn du den Warenausgang noch stornieren kannst, dann könntest du die Reklamation noch löschen.

Grundsätzlich stellt sich aber die Frage, ob es nicht einfacher ist, die Reklamation laufen zu lassen, eine neue Bestellung über den Ersatz zu erstellen, und dann die Gutschrift mit der Bestellung auszugleichen.

Diese Frage stellt sich insbesondere dann, wenn ihr mit einem logistischen Lager oder gar mit Chargen oder Seriennummern arbeitet. Ihr hättet dann keine Möglichkeit die neue Ware vernünftig zu vereinnahmen, da die nur beim Wareneingang/Lieferung Bestellung erfasst werden kann.

Ein weiterer Vorteil der Buchung ist auch die Nachvollziehbarkeit des Ganzen, du könntest dann auch besser sehen, ob es häufiger zu Reklamationen kommt.

Gruß Fiddi

Hallo Fiddi,

danke für die schnelle Antwort.

Ich stimme Dir zu, bessere Nachvollziehbarkeit etc. ist natürlich ein riesiger Vorteil.

Wir arbeiten nicht mit einem logistischem Lager und auch keine Chargen oder Seriennummern.

Der Vorschlag mit Reklamation laufen lassen, Ersatzbestellung anlegen und dann die Reklamation fakturieren gefällt mir gut.
Wie würde dies konkret aussehen? Sprich, wie würde ich die Ersatzbestellung mit der Gutschrift ausgleichen?

Danke für Deine Hilfe,
LG Steffi

Du musst die Gutschrift zur Reklamation (Rücklieferung) und die Rechnung zur neuen Bestellung (Wareneingang) buchen. Buchhalterisch problematisch weil du ja keinen Beleg hast (Vorsteuer usw.). Am einfachsten wäre es wenn du eine Nullrechnung oder -gutschrift buchst in die du sowohl die Lieferung als auch die Rücklieferung abrufst, so dass sich automatisch der Betrag 0,00 ergibt. Die Gutschrift und Rechnung jeweils mit 0,00 zu buchen wäre natürlich auch möglich, verfälscht dir aber ggf. die Preise in der Statistik.

Hallo,

keine Null- Rechnungen. Das macht den Einstandspreis des Artikels kaputt.

Gutschrift mit den Preisen und Rabatten aus der ursprünglichen Rechnung erstellen. Die neue Bestellung erstellst du mit den gleichen Werten aus der Gutschrift, sodass die neue Rechnung die gleichen Beträge wie die Gutschrift hat.

Wenn du beides zum gleichen Buchungsdatum buchst sollte das Vorsteuermäßig auch kein Problem sein. Hinterher gehst du in die Kreditorenposten des des Kreditors und gleichst die beiden entstandenen Posten gegeneinander aus.

Danach sollte alles wieder normal laufen.

Gruß Fiddi

Hallo Fiddi,

ich hätte noch eine ergänzende Frage.

Ich habe die Reklamation ausgelöst, sprich Ware hat unser Lager wieder verlassen.
Kreditor akzeptiert die Reklamation nicht. Keine Gutschrift und Keine Ersatzlieferung.
Wie bekomme ich die Einkaufsreklamation beendet, geschlossen? Geht ja nicht, auch diese muss ich fakturieren.
Aber wie oben geschrieben mit 0,- € macht keinen Sinn oder?

Vielleicht stehe ich aber auch auf der Leitung....

Danke für die Hilfe.
LG Steffi

Hallo,

eigentlich schon mit 0€, denn du "vernichtest" ja fakturierten Lagerwert.

Gruß Fiddi